Az elmúlt időszak jogszabályi változásaiból fakadóan több olyan szervezet került kapcsolatba az adóhatósággal, amelyek hivatali kapuval rendelkeznek, és adóhatósági kapcsolatukat a hivatali kapun keresztül kell bonyolítaniuk.  Ennek érdekében kívánunk segítséget nyújtani a hivatali kapu problémamentes használatához.

Az elektronikus közszolgáltatásról szóló 2009. évi LX. törvény 2. § e) pontja értelmében a hivatali kapu a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz, és megfelel a közhasznúság követelményeinek. A központi elektronikus szolgáltató rendszer – központi rendszer az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese.

A hivatali kapun keresztül az igénybevevő szervezetek hitelesen tudnak fogadni elektronikus üzeneteket, illetve a hivatalok elektronikus üzenetei a hitelesen azonosított ügyfelekhez (állampolgár vagy hivatal) eljuttathatók. A hivatali kaput azon szervezetek használhatnak, akik csatlakoznak a központi rendszerhez. A csatlakozás a Miniszterelnöki Hivatal és a csatlakozandó hivatal között megkötött megállapodás alapján történik.

A csatlakozás során a hivatalok „regisztrálják” ügyintézőiket. A hivatali kapuhoz hozzáférési joggal rendelkező ügyintézők azonosítása az Ügyfélkapun történő regisztrációval kezdődik, ezért a hivatali kapu használatának alapvető feltétele az ügyintézők számára az Ügyfélkapu-regisztráció, mely a http://www.magyarorszag.hu/segitseg/ugyfelkapu oldalon  történhet meg.

A hivatali kapu egy böngészővel elérhető internetes alkalmazás, elérhető a http://wwwmagyarorszag.hu/hkp oldalon. Ahhoz, hogy az ügyfélkapuval rendelkező ügyintéző bejelentkezhessen a hivatali kapuba, először be kell jelentkeznie bejelentkezési nevével és jelszavával az Ügyfélkapuba. Miután bejelentkezett az Ügyfélkapun (és a www.magyarorszag.hu/hkp oldalon áll), be kell jelentkeznie a hivatali kapuba is. A bejelentkezés során az ügykezelő felhasználónak meg kell adni hivatala azonosítóját (Hivatal rövid neve) és az ehhez tartozó hivatali jelszót. A bejelentkezéshez valamint a további lépésekhez  (a dokumentumok, a fájl letöltésekhez, a viszontazonosítás, az azonosításhoz, a dokumentumok küldéséhez, feltöltéséhez) a „help” funkció ad iránymutatást, segítséget.